懇親会　備忘録

大変遅くなりましたが、ご多忙の中、先日（８月１３日）の懇親会にご参加くださいまして誠に有り難うございました。
簡単な概要につきましては、幹事補佐の十億堂の河野さんより紹介があった通りです。
私の方では、備忘録的にどのような準備等を行ったかを書き記します。

＜準備＞
１、店舗について
・店舗場所は、交通の便の良い所（東京駅八重洲口付近）に設定。
・予約人数は、平日＆お盆１日目の夕方で、当日急に参加できるようになった方を見越し多少多めに予約（２０名）し、前日に参加できる人数を連絡。
・コース等は無理の無い範囲の金額＆未成年者の参加も想定し、ソフトドリンクもある一般的な飲み放題付コース（¥4,000-）

２、開催に関する告知について
・ブログやツイッターにて３週間前より告知を開始。
・"当日所定の場所に集まる"、という点だけを周知（コミケブースについては、仕事帰りから参加する人を考慮し記載せず）。
・参加者には、幹事、および幹事補佐の当日緊急連絡先（携帯電話／携帯メール／ツイッター）を個別にメール返信。

３、その他
・集合場所〜店舗までの道の下見を河野さんに依頼。
・参加者の緊急連絡先については参加者よりメールで頂いた後、名簿化して河野さんと共有化。ただし個人情報を含むため、セキュリティの高い「秋月」チャットでやり取りを行った。（名簿のやり取りはメールでは行っていない）
・店のHPを基に、厚生労働省（現在は消費者庁に移管）で表示義務／推奨のアレルギー品目を告知HPに記載。
・自己紹介用の名札プレートを用意。

＜実際にやってみて＞
１、開催に関する告知編
・宴会参加者の殆どがコミケブース→宴会集合場所へ行くという状況のため、しょんぼりサーバーさんとも協同で行った方が良かったように思いました（しょんぼりサーバーさんの準備が多忙のため、負担をかけるのは悪いと考慮したのはあまり良くなかったか？）。
・幹事のHP更新も、ドラマ原発震災予告編関連の収録編集で少々滞り気味でした。もう少し頻度を上げれば参加者人数ももう少し増えたと思います。

２、ブースからの移動／集合場所編
・複数人の当日緊急連絡先を用意したことで、コミケブース出発時の参加者の迷子発生を未然に防ぐことができました。
・コミケブース出発→宴会集合場所への到着時間が予想外に早くなってしまい、集合場所で４５分ほど待たせてしまうことになりました。しかし、ある程度人数が居る事で仕事帰りから直接参加する方への良い目印になった側面もあるため、待ち時間を上手く潰せるようなことが必要と思われます。
・当日集合場所、店への移動は、事前下見の成果が遺憾なく発揮されスムースに行きました。事前下見は非常に重要です。

３、店のコース食事編
・予想通り、未成年者の方も参加されていました。親御さんとご一緒でしたので問題はありませんでしたが、単独でお越しになった場合は、飲み物の注文を取り始める段階で幹事から全員に「未成年者はソフトドリンクのみです、飲酒喫煙は禁止です」と告知をする必要があります。
・かに風味ペペロンチーノが食事としてでるはずが、出て来たのは「もりそば」！　幹事である私がそばアレルギーのため飲食できないという事態に。これについては幹事である私でしたから笑い話で済みましたが、参加者だとするとこれは大問題です。店のHPの内容を鵜呑みにせず、①当日のメニュー詳細を前日あたりに必ず電話で確認し、場合によってはメニューを差し替えてもらう、②参加者にアレルギー等で飲食できないものの有無を事前確認　の２点が重要と痛感させられました。
特にそばや落花生は生死に関わる重篤なアレルギー症状をおこしますので注意が必要です。
・名札プレートは、自己紹介用の他にも代金集金と合わせて返却して頂くことで円滑な集金ができるということが判明しました。今後とも是非採用した方が良いでしょう。
・宴会の写真を撮るのをすっかり忘れてしまいました。（ゴメンナサイ・・・）

字面だけをさらっと読むのではなく、直接目で見て聞いて会って触って確かめることと、事前の準備告知が大事だと感じた次第。